Lejos de circunscribirse a un único ámbito, la automatización de procesos (RPA) es una solución que beneficia a todas las verticales productivas, incluyendo la industria petrolera. En este artículo comentaremos cuáles son los usos de esta tecnología en este segmento y expondremos un ejemplo de automatización de procesos a través de un caso de uso.
Los usos de RPA en la industria petrolera
La automatización robótica de procesos es una tecnología basada en software a través de la cual es posible crear robots que aprendan, imiten y ejecuten de manera automática diferentes procesos organizacionales basados en reglas.
Al aplicar iniciativas de RPA, aquellos procesos manuales y repetitivos tradicionalmente ejecutados por personas pasan a ser realizados por bots. Esto permite no solamente liberar a los colaboradores de funciones tediosas para que se dediquen a tareas de mayor valor, sino también aumentar la eficiencia y la precisión de los procesos, y reducir errores y costos.
De acuerdo con un informe de McKinsey, hasta el 50% del trabajo que se lleva a cabo dentro de las estructuras empresariales puede automatizarse con la tecnología existente en la actualidad.
Si hablamos específicamente de la industria petrolera, podemos encontrar más de un ejemplo de automatización de procesos. La aplicación de RPA en las compañías de este sector abarca diferentes actividades:
- Homologación de proveedores
- Liquidación de regalías
- Programación de actividades para reducir los tiempos no productivos (NPT, por sus siglas en inglés)
- Reportes integrados
- Activación de compra de materiales
- Seguimiento de los volúmenes de petróleo y gas
- Reportes de entes reguladores
- Diversas tareas de backoffice
Los beneficios que aporta la puesta en marcha de iniciativas de automatización en compañías del sector petrolero son diversos. En primer lugar, permite ahorrar cientos de miles de dólares como consecuencia de la despersonalización del flujo de información, la reducción del stock de materiales inmovilizados y la reducción de los NPT.
Asimismo, la RPA también optimiza la productividad de los equipos de trabajo, elimina los errores humanos y libera el talento de los colaboradores, que pueden dedicarse a tareas de mayor complejidad estratégicas para el negocio.
Las amplias ventajas que trae su aplicación se ven explicitadas en los hallazgos de un estudio de Frost & Sullivan, que destaca que el mercado global de la automatización del petróleo y el gas alcanzará los USD 25.000 millones en 2025.
Un ejemplo de automatización de procesos: control de transacciones de pago
Nada explica mejor el impacto real de la solución que hablar de un ejemplo específico de automatización de procesos. En este caso, se trata de la implementación de RPA en una petrolera líder en Latinoamérica sobre un proceso habitual en la industria.
La compañía tenía un gran reto por resolver: optimizar el proceso de control de transacciones de pago de las 160 estaciones de servicio distribuidas en diferentes puntos de la Argentina.
En las gasolineras, los cobros realizados por ventas y registrados en los sistemas de la compañía deben conciliarse con las transacciones reportadas por las diversas plataformas de pago de terceros (tarjetas de crédito y débito, monederos electrónicos, entre otros).
Esto implicaba que, diariamente, cada supervisor de estación de servicio debía dedicar 2 horas a realizar un control manual de todos los pagos recibidos el día anterior. ¿Por qué demoraba tanto tiempo? Debido a que el proceso no estaba totalmente estandarizado y se utilizaban plantillas de hojas de cálculo para la conciliación.
Esta forma de operar, lejos de ser eficiente, por la alta inversión de tiempo y esfuerzo por parte de los colaboradores, aumenta además la probabilidad de que se produzcan errores y ralentiza la operatoria.
Esta dificultad los llevó a poner en marcha un proyecto de automatización que permitiera optimizar este proceso dinamizando el flujo de trabajo, liberando al personal de esta tarea e incrementando la precisión de la información.
Los trabajadores digitales obtienen informes de transacciones desde varias aplicaciones, realizan controles sobre las transacciones de pago registradas y proporcionan informes de conciliación directamente al supervisor de la estación de servicio y a la sede de la empresa.
Beneficios de la implementación de RPA
Gracias a la puesta en marcha de esta solución, la compañía petrolera pudo obtener los siguientes beneficios:
- Mayor rentabilidad, con USD 592.000 de ahorro y 36.500 horas de trabajo liberadas para actividades de mayor valor, en solo 7 meses.
- Aumento de la capacidad de control, eliminando errores humanos en la identificación de diferencias y pérdidas monetarias.
- Aceleración del ciclo de información, con envíos de informes de control de pagos diariamente, en lugar de mensualmente.
- Ahorro de tiempo, ya que ejecutar esta tarea toma entre 5 y 7 minutos; de modo que los supervisores de gasolineras ahora pueden usar hasta 2 horas al día para realizar tareas de mayor valor para el establecimiento.
- Operaciones continuas, 6 trabajadores digitales realizan este proceso simultáneamente los 365 días al año.
- Experiencia del empleado optimizada. Antes de la implementación, la primera tarea del supervisor por la mañana era realizar este proceso manualmente. Ahora, cuando llega, encuentra el resultado de los controles realizados por el trabajador digital.
- Aumento de los niveles de compliance, se trata de un proceso estandarizado en todas las estaciones de servicio con un registro de datos seguro, impactando positivamente en los resultados auditoría.
Tal como pone de manifiesto este caso de éxito experimentado por la compañía petrolera argentina más importante sobre un proceso característico del sector, el uso de RPA en este segmento es clave para mejorar la eficiencia, minimizar los errores, liberar el talento humano e impulsar la rentabilidad.¿Quieres conocer más sobre este u otros ejemplos de automatización de procesos en Oil & Gas y los beneficios que su aplicación trajo aparejados? Entra en contacto con nosotros.
