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¿Qué tan seguro es un CRM en la nube?

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En este artículo veremos las dudas más frecuentes que tienen las empresas con respecto a la seguridad que provee un CRM en la nube.


Muchas empresas se preguntan si es seguro o no utilizar software en la nube. Esto se debe a la poca confianza que les genera almacenar su valiosa información en servidores manejados por terceros, y al riesgo percibido sobre la posibilidad de que otros accedan a dicha información.

Pero éste es sólo uno de las tantas preocupaciones que tienen las empresas con respecto a la seguridad de los sistemas en la nube.

Es por eso que hoy repasaremos las principales dudas que se plantean las empresas sobre la seguridad de un CRM basado en la nube, con el fin de que puedas despejar cualquier inquietud que tengas sobre el tema.

 

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Dudas más frecuentes

 

¿Mi información está segura en la nube?

Probablemente pensás que almacenar tu información en tu propia red es seguro ya que vos mismo tenés el control sobre ella, pero la verdad no es tan simple. Últimamente se han conocido muchos casos de brechas de seguridad y hacks informáticos en redes y bases de datos de grandes empresas, como es el ejemplo de Ebay y Sony en el 2014, y de otras organizaciones que fueron atacadas por un ransomware en 2017. En estos ataques informáticos se vió comprometida información sobre los clientes y las operaciones de estas grandes corporaciones.

En cambio, las principales empresas que prestan servicios en la nube, como son los casos de Microsoft y Amazon, invierten grandes cantidades de recursos en sus sistemas de seguridad, ya que sus negocios dependen de ellos.

 

¿Mis datos son privados en la nube?

Este aspecto debe analizarse en dos dimensiones:

  • La posibilidad de que terceros accedan a la información al estar en la nube

Esto depende principalmente de cuál es el proveedor de nube seleccionado. Las empresas más reconocidas a nivel mundial por prestar servicios de CRM en la nube poseen recursos y medidas de seguridad imposibles de remplicar en empresas de tamaño medio e incluso en grandes corporaciones, tanto en cuanto a los controles para identificarse como usuario como en cuestiones de seguridad física sobre sus centros de cómputos.

Un ejemplo de ésto es el mecanismo de autenticación de dos factores, que impide acceder al sistema desde cualquier dispositivo nuevo sin antes verificar la identidad a través del envío de un código al teléfono móvil de la persona.

  • La posibilida de que la propia empresa que presta el servicio en la nube acceda a la información:

Aunque la información esté almacenada en servidores de terceros, no significa que estos puedan acceder y hacer uso de la misma.

Por ejemplo, empresas como Microsoft permiten encriptar la información en sus bases de datos con una clave que sólo conoce el cliente. De esta manera, ni siquiera el sólo se podrá utilizar esta información si es que la persona conoce la clave, de lo contrario no servirá de nada acceder a la base de datos ya que la información será inutilizable.

 

¿Todavía poseo la información que tengo almacenada en la nube?

Por supuesto que sí. Almacenar tu información en la nube no significa que puedas perder acceso a tus datos. Los proveedores deben asegurarte mecanismos para acceder a tu información incluso en el caso en que decidas no continuar contratando sus servicios.

 

¿Podría perder mis datos en la nube?

Los proveedores más importantes te aseguran mecanismos de respaldo de la información que te permiten recuperarte ante situaciones donde has perdido datos por errores de tu propio equipo de trabajo.

A su vez, es muy importante verificar qué tipo de mecanismos de protección te ofrece el proveedor en caso de fallas en sus propios centros de cómputos. Por ejemplo, Microsoft posee decenas de centros de cómputos distribuidos en el mundo que funcionan como respaldos de información ante situaciones de fallas o desastres naturales. 

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Mecanismos de seguridad que provee una nube

Aclaradas esas dudas acerca de la seguridad de un CRM en la nube, te mostraremos sus mecanismos de seguridad:

  • Copias de seguridad: el CRM dispone de un sistema de respaldo permanente que se encarga de gestionar las copias de la información para que no pierdas los datos de tus clientes ante cualquier eventualidad que se pudiese presentar.
  • Encriptación de información: encriptar los datos guardados en una plataforma de almacenamiento en la nube es posible. De esta manera podrás prevenir que la información se pueda leer por terceros sin autorización.
  • Control sobre quienes acceden al CRM: el servidor te permite elegir a las personas que pueden tener acceso a tu información guardada en el CRM.
  • Establecer políticas de protección de las cuentas de los usuarios: tales como autenticación de doble via (por ejemplo enviando SMS ante intentos de acceso sospechosos), o restricciones de acceso al sistema desde fuera de las locaciones físicas definidas, entre muchas otras.

La seguridad en Dynamics 365

Como verás, tener un CRM en la nube es muy seguro para almacenar tu información. Pero antes de contratar un sistema CRM en la nube, es importante que tengas en cuenta qué proveedores se ajustan mejor a tus necesidades.

El CRM de Microsoft, Dynamics 365, es una excelente opción para las empresas que buscan seguridad para los datos obtenidos de sus clientes. Es un sistema que protege la integridad y la privacidad de los datos, y admite una colaboración y un acceso a los datos eficaces.

Con él podrás:

  • Proporcionar a los usuarios el acceso exclusivo a los niveles de información adecuados que necesitan para realizar su trabajo.
  • Establecer categorías de usuarios por rol, y restringir el acceso de acuerdo con esos roles.

    Admitir el uso compartido de datos, de forma que los usuarios y equipos puedan obtener acceso a registros cuya propiedad no tienen para un trabajo en colaboración específico.
  • Impedir el acceso de un usuario a registros que no son propiedad del usuario o no se comparten.
  • Reflejar las áreas de la empresa en la estructura de seguridad del CRM para que cada sector pueda acceder sólo a lo que le corresponda.

Entre otras características de seguridad que dotan al CRM de una gran flexibilidad a la hora de definir roles de seguridad.

Si tenés dudas, podés consultar más información en http://www.entaconsulting.com/crm/

Infografía CRM Tradicional vs CRM en la nube