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¿Cómo funciona un CRM en la nube?

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En este artículo descubrirás qué es la nube, el funcionamiento de un CRM en la nube, las diferencias entre un CRM tradicional y uno en la nube, la seguridad que brinda esta última opción y si conviene elegir un crm basado en la nube sobre uno tradicional.

En la actualidad, al igual que muchos otros programas y servicios, el CRM ha ido migrando más y más a la nube, dejando de depender de los servidores locales y equipos de IT de las compañías.

Antes de hablar sobre CRMs basados en la nube, es importante definir un concepto clave primero.

La Nube

“La nube” se utiliza hoy en día como una metáfora para referirse al internet. La computación en nube o cloud computing se refiere a un tipo de computación basada en el internet, en la cual se proveen varios servicios, incluidos servidores, almacenamiento, y aplicaciones, a los miembros de una organización mediante el uso internet.

Muchísimas aplicaciones que utilizamos hoy en día funcionan en la nube: Gmail, Outlook, Google Drive, iCloud, Google Docs, etc. Una manera fácil de ver “la nube” es tomar herramientas, archivos y bases de datos que tu empresa utiliza, y sacarlos del sistema interno de tu empresa para colocarlos en servidores de proveedores especializados de servicios de nube.

De esta manera accederías a estas aplicaciones y servicios mediante el uso del internet, en vez de tenerlos almacenados de forma local en el disco duro de tu dispositivo ó el servidor interno de tu compañía.

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Aclarado lo que es la nube, podemos responder la pregunta:

¿Cómo funciona un CRM en la nube?

Un CRM en la nube se refiere a que el sistema no se encuentra instalado en servidores propios de la empresa, sino en centros de cómputos de los proveedores que ofrecen este servicio. El software en sí utiliza el poder de procesamiento de servidores ubicados en centros de datos de los proveedores y no en los servidores locales de la compañía.

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¿Qué ventajas tiene un CRM basado en la nube sobre un CRM tradicional?

 

  • No requiere adquirir licencias ni comprar hardware. Se paga una subscripción mensual sólo por lo que se usa. Algunos proveedores permiten modificar la cantidad de usuarios mes a mes, mientras que otros requieren compromiso anual.
  • No requiere de personal especializado para instalación y mantenimiento del sistema, a diferencia de un CRM instalado en servidores propios.
  • Recibís actualizaciones periódicas del sistema. Dynamics 365, por ejemplo, tiene 2 actualizaciones grandes por año, donde se incorporan una gran cantidad de funciones nuevas. Con esto tenés siempre el sistema actualizado a la última versión, protegiendo tu inversión.
  • Funcionan incluso cuando no se cuenta con una conexión a internet. Dynamics 365 ofrece funciones como creación de borradores para esos momentos en los que los encargados de subir información al CRM no cuenten con una conexión a internet disponible.

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¿Qué tan seguro es un CRM basado en la nube?

Es completamente natural hacerse esa pregunta. Después de todo, estamos hablando de transferir toda la información de los clientes y las ventas de tu empresa a un servidor controlado por un tercero al cual sólo puedes acceder si cuentas con acceso a internet.

La realidad es que aunque se pueda sentir más seguro poder controlar esta información de forma local, la información de tu empresa estaría más segura en la nube que en algún disco duro o servidor local de tu empresa.

  • Las compañías de clase mundial, como Microsoft, que proveen CRM basado en la nube invierten fuertemente en equipos profesionales de seguridad cuyo trabajo es monitorear sus sistemas las 24 horas del día, todos los días del año. La seguridad es la prioridad número uno de los proveedores de CRM en nube: es la preocupación número uno de sus clientes.
  • Los proveedores de clase mundial suelen ofrecer contratos de confidencialidad, y algunos hasta tienen sus procesos de seguridad homologados por gobiernos. Como en el caso de Microsoft que tiene sus procesos homologados por la Unión Europea
  • Estos equipos de seguridad cuentan con herramientas fuera del alcance económico de la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, lo cual hace que los proveedores en la nube sean mucho más capacitados para prevenir ataques informáticos y lidiar con riesgos de seguridad.

Algunos proveedores ofrecen herramientas avanzadas de protección, como 

  • Envío de SMS para verificar usuarios ante situaciones sospechosas tales como solicitudes de acceso desde dispositivos nuevos o desde una ubicación geográfica no habitual.
  • Definir cuales usuarios pueden acceder al CRM desde fuera de la empresa y cuáles sólo desde dentro.
  • Limitar el acceso al sistema desde dispositivos (celulares y/o tablets) específicos.

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¿Conviene elegir un CRM basado en la nube?

Los CRM basados en la nube son flexibles, adaptables, de fácil acceso y permiten convertir grandes inversiones de capital (en equipamiento y licencias) en gastos operativos donde se paga sólo por lo que se usa. Además, requieren de menos personal especializado para mantenerlos. También le brindan más protección a tu información de la que podría brindarle un CRM tradicional alojado localmente.

La única pregunta que queda por responder es ¿qué esperás para implementar un CRM basado en la nube en tu compañía?

Si querés conocer más sobre los CRM basados en la nube, te recomendamos agendar una demostración de Dynamics 365 con nosotros, la propuesta de CRM ofrecida por Microsoft.

Infografía CRM Tradicional vs CRM en la nube